首頁中央研究院的檔案庫房肩負著檔案保存、管理的任務，是見證著中央研究院歷史的寶庫。為確保珍貴的歷史文獻與資料得以長期保存，這個秘密的寶庫背後隱藏著精心設計的防護措施，秘書處文書科同仁將帶領讀者，一同探索位於中央研究院黃樓的檔案庫房。
檔案庫房原先位於中研院院本部行政大樓，因建物位於低窪地區，且由於結構老舊，雖經多次修繕，2009 年的一場大雨，雨水仍由牆面滲入導致檔案遭受損壞。經此災害，檔案庫房在時任副院長陳建仁院士協調下，歷經3年整修，於2015年搬遷至黃樓，將一樓打造為定期檔案及永久檔案庫房的家，面積為 358 平方公尺，相當於 108 坪的大小。
▲黃樓落成於 1961 年，外牆由「十三溝縫磚」砌成。（攝影：陳竹君）
黃樓落成於 1961 年，前身為生物館，為院區第二「年長」之歷史建築物。這座建築的外牆使用了臺灣特有的「十三溝縫磚」。這種磚最早是在 1920 年代末由北投窯廠生產的，為了避免反光，磚的表面被設計成凹凸的摺線，總共有約十三道溝痕，因此得名「十三溝縫磚」。
▲臺灣特有的十三溝面磚（攝影：陳竹君）
當時的建築師延續了國防色的傳統，並以建築背後的歷史背景為基礎，將這種特殊的磚材納入建築設計，賦予了建築更多的精神意義。一進入黃樓大廳，映入眼簾的便是腳下的草履蟲和變形蟲的磨石子圖案，這些圖案象徵著生態的多元共融，也敘述著曾是生物館的歷史，以及它如何成為了保存珍貴歷史的場所。
▲草履蟲和變形蟲的磨石子圖案（攝影：陳鼎文）
檔案庫房的功用
中研院是一所研究機構，數十年來許多行政事項都仰賴公文往來、保存與傳承延續。當同仁辦理完成紙本公文後，會送到檔案室歸檔，才完成一份公文的最後一哩路。接下來，本文將從「歸檔」開始，介紹檔案庫房的工作。
什麼是「歸檔」呢？可以想像成在家裡使用完物品後，將它們歸放回原本的位置一樣。紙本公文也是類似的概念。辦理完成的公文首先會依照不同的類別進行分類，例如：人事類、政風類、會計類、採購類等等。接下來會進一步細分公文的內容，然後將它們整理成一卷一卷的文件。最後，根據它們的分類，將這些文件放入相對應的文件櫃中，就像它們在自己的「家」裡一樣。接著讓我們一起深入檔案的「家」。
▲滿滿檔案的文件櫃。（攝影：陳鼎文）
檔案庫房目前存放自 1957 年迄今的紙本檔案，藏有不少珍貴的院史史料。如下圖為 1959 年胡適院長任內，院慶當天本院照例放假 1 日的通知書1。由此可知庫房保存了許多文化資產，除反映本院業務特色外，對於研究發展、史料考察都是不可或缺的寶貴資源。
▲ 1959 年（本院成立 31 週年）院慶照例放假 1 日通知（攝影：李家緯）
隨著時代的變遷、社會關鍵議題愈趨龐雜，本院處理的案件也隨之增加。為維持足夠空間存放檔案，近年來除推行電子公文系統，落實節能減紙政策外，亦積極辦理檔案清理作業。也因為綠能意識的提升，火銷的清理方式已逐漸式微，改以較環保的水銷方式將文件銷毀，並將產生的紙漿做為再生紙使用，以達循環再利用。
▲將檔案裝箱後進行水銷。（攝影：陳玉蓮）
此外，因應著數位化浪潮的崛起，部分簡易業務公文辦理方式從紙本轉化為線上系統，儘管電子公文歸檔可以節省部分人力及空間，不過如傳票、訴訟案件、法令制定及機密文件，等則仍因受限法規及具保存價值須以紙本方式來存放。因此檔管人員及檔案庫房依舊是文書單位不可或缺的重要核心。
堅守崗位的鐵衛——無線射頻識別系統（RFID）
一進黃樓即可看到大大的告示牌告知檔案庫房的所在之處，站在庫房的門口，可以看到一台無線射頻識別系統（RFID）。這套 RFID 系統能夠確保只有檔案管理相關人員得以進入，同仁可以透過識別證感應 RFID 系統，聽到「嗶—嗶—」聲響，代表通過身分認證可以成功進入檔案庫房。若是其他人員有業務需要，則要由檔案管理人員陪同進入庫房，並在離開庫房前確實檢查無攜出檔案。
絕焰之門——防火門
當我們進入檔案庫房前，會先穿過一道經過認證的防火門。這種特殊門能在火災發生時阻止火勢蔓延與煙霧擴散，提供人員撤離的寶貴時間。
搶救檔案的百寶箱——水損櫃
水損櫃內部儲存著緊急救援相關物品，如︰急救醫藥箱、手電筒、吹風機、海綿、延長線等。這些物品設置是為了應對水災的發生，一旦紙質文件遭遇水損，這些物品能夠在第一時間進行初步處理，保護文件的完整性。
▲水損櫃內部存放物品，有急救醫藥箱、手電筒、吹風機、海綿等。（攝影：陳鼎文）
杜絕濕氣——環氧樹脂地板（EPOXY）
進入檔案室，很難不留意到全鋪面地板，有別於一般辦公室的木頭或磁磚材質，深綠的環氧樹脂地板（EPOXY）特別引人注目。為什麼會選擇這種地板材質呢？事實上，這是因應南港潮濕的氣候而設計。南港冬日雨季濕氣相對較重，採用環氧樹脂地板可以隔絕地氣，避免濕氣直接影響檔案櫃，以及防止檔案及紙質文件受潮。
▲特殊設計的環氧樹脂地板（EPOXY）。（攝影：陳鼎文）
文件防曬罩——紫外線濾膜
剛踏入檔案室，可能會感受到室內的燈光不同於一般燈管的明亮程度，顯得有些昏暗，因為燈管上覆蓋了一層紫外線濾膜。為什麼會這樣做呢？原因在於自然光源及人造光源所散發的紫外線，長時間照射下容易對收藏品、檔案等物品造成損害，讓其材質降解或色彩褪變。這層紫外線濾膜可以有效隔絕紫外線，保護紙質文件免受褪色或變質的影響，確保文獻保存完整。
▲包覆紫外線濾膜的燈管。（攝影：陳鼎文）
殲滅火焰的勇士——新環保海龍全自動滅火系統
最後要介紹的是新環保海龍全自動滅火系統，其特點在於無色、無臭，液態儲存於鋼瓶內。這個系統尤其適用於電器火災，低毒性也適用於有人進出的場所。這種滅火系統遵循「去除可燃物、冷卻起火源、降低氧濃度、抑制連鎖反應」的四大滅火要素，保護這些珍貴的歷史檔案。
在整個檔案庫房內，溫濕度的控制也是必不可少的。根據規定，溫度需保持在 27 度以下，濕度保持在 60% 以下，這樣的環境條件才能確保紙質文件得以永久保存，減少受潮或劣化的影響。
▲新環保海龍全自動滅火系統。（攝影：陳鼎文）
結語
檔案工作像是組織裡隱形又不可或缺的大總管，本篇文章藉由導覽黃樓檔案庫房，向讀者介紹檔案的典藏及維護工作。本院各所、中心都有檔案管理任務，共同累積組織的歷史，讓我們共同珍惜這些保存設備，讓珍貴的紀錄可獲更妥善的運用和傳承。
1 本院於 1928 年 6 月 9 日於上海召開首次院務會議，爾後即以該日為本院院慶（現為紀念日）。
