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本院「114年學術行政策略規劃會議（2025沙崙會議）」2月中旬在南部院區舉行，由廖俊智院長帶領院本部行政團隊，展開兩天一夜的深入討論。會中由各處、室回顧重要工作成果並提出未來工作目標，所中心代表也即時回饋，與會者集思廣益，在「成就全球頂尖研究」、「善盡社會關鍵責任」及「延攬培育卓越人才」的三大發展目標下，精進行政團隊的專業與服務，並透過橫向溝通凝聚共識，使團隊能更有效率地支援全院研究發展。

本次會議擴大參與層級，更多基層行政同仁一同參加，除鼓勵大家不分職級積極發言，貢獻建議；也希望能多瞭解其他處、室的工作現況及思維，增加同理，促進合作、提升效率。廖院長期許同仁跟上時代腳步，精進AI運用能力，協助處理各項公務，並在會中多次重申，面對問題時應從簡單且可解決的部分先著手，正向構思解決方案，行政工作也能像科學研究，根據證據逐步調整進步。

兩天的會議氣氛熱絡，與會者主動分享各種實務經驗，面對業務困難協力討論解決方案，每個人都是「Team AS」的一員，各司其職但也展現團結合作的力量。

導入AI提升效率 數據分析影響決策

資訊服務處陳伶志處長以「未來工作進行式：行政電腦化與AI」簡報揭開序幕。從111年底生成式AI問世以來，本院在學術及行政工作上積極鼓勵使用AI工具。陳處長濃縮過去兩年的經驗，分享資服處在AI人機協作方面的成果，包括開發本院專屬的語音辨識逐字稿系統，以及AS-FAQ客服機器人等，並規劃多種主題的AI課程，如資料視覺化與AI整合技巧、AI與ODF應用等，幫助全院同仁提升AI應用能力。

陳處長進一步指出「利用資料提煉智慧，能有效影響決策」，並鼓勵各處室透過分析業務數據資料，了解業務運作的實況、發展趨勢和優先事項，釐清問題的關鍵癥結點，做出決策、採取行動、改進再追蹤。他以視覺化圖表呈現處室業務數據分析的結果，包括學術研究計畫的申請件數與通過比例、數位課程的開課數與觀看人次等，讓使用率、成長率，以及歷年變化一目了然，引發熱烈討論。各處室針對行政電腦化提出具體建議，包括以無紙化為目標，提高線上流程與文件數位化的比例。

跨單位橫向溝通 共同解決問題

為了增進橫向溝通，院本部12個處室單位在會中輪流分享未來的工作目標，聚焦於提升行政效率，並討論合作方案，以解決全院性、跨單位的問題為優先。廖院長強調，中研院的首要任務是「研究」，成就卓越研究的背後，行政的支援不可或缺，包括預算爭取、設備採購、科研計畫申請、人事管理、智財保護、資訊服務，以及日常院區環境的維護等，都是行政支援研究的重要細節。國際間科學研究競爭很激烈，變化迅速，必須與時俱進。廖院長鼓勵同仁「走出舒適圈」，執行中注意即時檢視修正，設定明確的工作目標，根據目標設定有效的考核機制，再給予獎懲，加速正向循環的「類演化」機制。

學術諮詢總會邱繼輝執行秘書及陳君厚秘書長，也分享橫向溝通的實務經驗。邱執秘指出，為有效執行國家關鍵議題計劃，本院修訂相關法規，得成立計畫推動辦公室，由研究人員主責，成員包括學諮會執秘與副執秘等行政主管，以及專家學者。透過計畫辦公室，強化和院本部各處室的溝通，大幅提升效率。邱執秘指出行政效率的關鍵，在於建立制度、授權基層、推動合作文化、簡化程序，以及主管積極協調。

陳秘書長以同心圓分析院本部的行政組織結構與人員分布，呈現行政網絡、分層分工及橫向支援的工作情境。陳秘書長指出，院本部各處室職責分明、業務環環相扣，更凸顯橫向合作的重要性。他提醒同仁們要學習換位思考，根據對象需求調整溝通方式，通過事前協調和事後檢討，改進溝通效能。陳秘書長也展現溫暖的特質，提醒與會者，溝通不僅限於工作，也要關照身邊的家人朋友，及自己，多多溝通維持良好的關係。

各處室同仁藉此機會交換意見，也積極提出制度建議，包括因應業務需求調整處室內部組織的彈性、工作獎勵、簡化公務流程，以及建立院內重要資料的共享機制等。另外，會中也提出，應仿效國外學研機構作法，建立第三方協調機制，作為第一線的溝通調解平台，讓院內同仁間、老師與學生等各方聲音都能被理解，促進更友善的工作環境。

晚間大家轉換心情，卸下公務壓力，透過星光夜談輕鬆暢聊。同仁更展現多才多藝的一面，「跨出舒適圈」輪番登場。廖院長以小提琴領軍院本部跨處室團隊，組成「詹姆『士』內樂團」，囊括大提琴、長笛、電子琴等多種樂器，共同合奏名曲，還加上合聲演出。儘管僅集訓兩週，但專業程度讓人驚嘆不已。此臨時組成的樂團，正象徵團隊合作的精神，各司其職之際更需合作無間，才能呈現最佳成果。緊接著還有脫口秀及自彈自唱，歡樂交流增進同仁情誼。

兩天的會議，從深入討論到輕鬆交流，與會同仁展現出強大的團隊精神與合作力量，以正向思維應對挑戰，透過橫向溝通不僅凝聚共識，更深化了彼此理解，提升團隊向心力。未來院本部同仁將繼續秉持「Team AS」的精神，為中研院的研究發展提供更有力的行政支持。