依本院組織法及總辦事處處務規程，秘書組依職掌分置議事、公關、文書三科。九十三年八月一日起由經濟研究所研究員羅紀 琼兼任主任。羅主任民國三十八年生，國立台灣大學經濟系畢業，美國紐約州立大學經濟系碩、博士，對社會福利制度的建構以及經濟誘因與文化因素對醫療服務的影響議題深具興趣，曾參與全民健康保險及國民年金等制度的規劃，相關研究論文達數十篇。歡迎參觀羅主任相關網站：http://www.sinica.edu.tw/econ/faculty/researcher/lo.htm。

壹、人員配置

1. 專門委員二人(一人支援處長室，一人支援基因體研究中心)
2. 科長三人（分置三個科）
3. 秘書一人（置議事科）
4. 專員三人（分置議事科一人、文書科二人）
5. 薦任科員二人(一人支援處長室，一人置於文書科)
6. 辦事員三人（分置公關科一人，文書科二人）
7. 書記二人（置文書科）
8. 技工二人、工友三人（置文書科）
9. 約聘（雇）人員十三人(六人分別支援院長室及副院長室，一人置主任辦公室，一人置議事科，三人置公關科，兩人置文書科)
10. 工讀生二人（置文書科）
11. 計算中心資料處理人員二人（置文書科）
12. 勞務外包一人（置文書科）

貳、業務職掌

議事科

1. 院士會議議事工作。
2. 評議會議事工作。
3. 院務會議(含會前會)議事工作。
4. 國內院士季會（含召集委員會議）議事工作。
5. 學術暨行政主管座談會議事工作。
6. 主管會報議事工作。
7. 院士選舉、評議員選舉、院務會議、研究人員選舉相關工作。
8. 本院推派代表出席各機關、團體舉辦之會議案簽辦。
9. 院士名錄、評議員名錄編印及資料彙整。
10. 本院年度研究成果、論文目錄編印。
11. 中華民國年鑑、中華民國科學技術年鑑、中華民國政府組織及工作本院所屬部分彙編。
12. 政府機關公報資料彙報及處理。
13. 院士會議提案處理情形彙報。
14. 年度概算及施政報告彙編。
15. 兩年來院務擇要報告彙編。
16. 中程施政計畫彙編。
17. 立法院報告資料彙編。
18. 立法院質詢回復及聯絡。
19. 院長宴請國內院士春酒。
20. 其他臨時交辦事項。

公關科

1. 新聞聯繫與記者會之召開。
2. 外界委託本院提供專業意見案彙轉。
3. 中英文信函、講稿及應酬文字之撰擬。
4. 長官喜慶、悼唁文字之撰擬。
5. 院長致院內?任主管感謝狀之撰擬與製作。
6. 各級機關學校函邀首長演講案簽辦。
7. 國內、外來賓拜會、參訪案。
8. 處理有關學校機關之演講會公告案。
9. 新聞、輿情資料彙報及處理。
10. 院區開放參觀活動案。
11. 故院長紀念演講會案。
12. 承辦各項典禮。
13. 藝文活動案。
14. 學術座談案。
15. 夏日漫談案。
16. 院長與研究助理茶敘案。
17. 迎新茶會案。
18. 年終茶敘案。
19. 十外籍員工餐會案。
20. 知識饗宴案。
21. 本院年度行事曆編印。
22. 本院中、英文簡介之編輯、發行。
23. 本院多媒體之編輯、發行。
24. 週報之編輯、排版、發行。
25. 週報委員會之簽辦、聯繫、會議。
26. 各類獎項推薦案彙轉。
27. 本組人事案件之辦理。
28. 本組年度預算之彙整。
29. 本組網頁之彙整與更新。
30. 各式請柬、賀卡、信封、信紙等之印製。
31. 各單位行文本組之正、副本簽辦。
32. 其他臨時交辦事項。

文書科

1. 文書法規。
2. 文書處理作業流程。

(一)收文：點收、分文、登錄、編號、改分、移文、撤文。

(二)繕製：點收、繕製、初校、建檔。

(三)校對：登錄、副本、抄件、校對、複校。

(四)監印：印信管理、用印。

(五)發文：登錄、封發、院內(外)電子公文交換。

(六)電子公佈欄：院內電子公佈欄、全國政府機關電子公佈欄之處理。

(七)機密文書之處理。

(八)其他：

• 行政大樓（函主管）電話錄之更新與公佈。
• 外機關電話、地址之異動與公佈。
• 辦理單位歸檔作業。
• 期刊、雜誌之處理。

(九)外收發：登錄、分發、招領英文信件。

(十)郵務：公文之點收、登記及郵遞；郵資申請與管理。

(十一)本組公文副本處理。

(十二)檔案管理：點收、分類編案、編目、保管、檢調、清理、查催等。

(十三)檔案閱讀與應用：開放、閱覽、抄錄、複製等。

3. 其他臨時交辦事項。

參、工作項目及承辦人、代理人

壹、行政法規

1. 中央研究院院士會議規則
2. 中央研究院院士選舉辦法
3. 中央研究院評議會會議規則
4. 中央研究院聘任評議員選舉辦法

貳、行政規定

1. 中央研究院簽稿會核單
2. 中央研究院處務規程
3. 中央研究院公文檔案管理作業要點
4. 中央研究院處理機密文書作業要點
5. 中央研究院檔案應用閱覽抄錄室使用須知
6. 中央研究院電子公布欄作業要點
7. 分層負責明細表
   • 秘書組
   • 學術事務組
   • 總務組
   • 公共事務組
   • 計算中心
   • 儀器服務中心
   • 會計室
   • 人事室
   • 政風室